Als je bedrijf groeit, is het ook steeds belangrijker om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Zo bespaar je immers tijd. En we weten allemaal: tijd is geld. Er zijn veel aspecten om aan te denken bij de optimalisatie, als je een MKB hebt bijvoorbeeld. In dit artikel vind je handige tips om je bedrijfsvoering te optimaliseren.
Optimalisatie Human Resources
De afdeling Human Resources (HR), ook wel bekend als Personeel en Organisatie (P&O), wordt steeds belangrijker als je bedrijf groeit. Zorg allereerst dat je hier een of meerdere medewerkers voor aanneemt. De zorg voor je personeel is immers essentieel, en daar draait het om in deze afdeling. Van het plaatsen van een vacaturetekst tot het bijhouden van vakanties en vrije dagen: je krijgt er allemaal mee te maken als je bedrijf uitbreidt. Zorg dat je alles netjes hebt geregeld. Hier kun je handige tools voor inzetten, bijvoorbeeld voor geboorteverlof berekenen. Zo zie je eenvoudig en snel hoelang de partner vrij krijgt om samen met de vrouw of partner en het pasgeboren kind door te brengen. Het stukje optimalisatie zit ‘m dus ook in het implementeren van slimme systemen. Met HR software MKB heb je al je HR zaken in één softwarepakket. Handig voor jou en het hele team. Manage hierin de HR taken, zoals verlof, verzuim en declaraties. Connect ook meteen met de workspace. En je kunt snel onboarden met HR workflows. Daar heb je in de bedrijfsvoering iedere dag weer profijt van.
Softwaretools
Naast HR tools zijn er natuurlijk nog meer tools om mee te werken. Ga hiernaar op zoek. Wat sluit aan bij jouw bedrijf? Gebruik moderne technologische oplossingen die erbij passen. Dit kan variëren van CRM-systemen en projectmanagement tools tot specifieke software voor de industrie. Zorg ervoor dat alle systemen naadloos met elkaar integreren. Ook het personeel moet goed om kunnen gaan met de tools. Bied hierin ondersteuning aan. Werkt het personeel bijvoorbeeld deels vanuit huis? Werk dan met slimme communicatietools, om vanuit huis eenvoudig met elkaar te kunnen videobellen of chatten. Dergelijke technologie is vandaag de dag onmisbaar.
Communicatie
Dat brengt ons tot het volgende punt: optimaliseer de communicatie in het bedrijf. Hoe meer medewerkers er zijn, hoe belangrijker dit is. Duidelijke en effectieve communicatie tussen teams en afdelingen is cruciaal voor een soepele bedrijfsvoering. Overweeg het gebruik van interne communicatietools en procesgerichte communicatieprotocollen. Zo blijft iedereen op de hoogte van wat er speelt. Geef duidelijk aan dat je dit verwacht van je personeel. En wijs aan hoe en wanneer er betere communicatie kan plaatsvinden.
Automatisering
In veel bedrijven kunnen bepaalde processen worden geautomatiseerd. Met de opkomst van onder andere AI is het al helemaal interessant om hiernaar te kijken. Je genereert meer snelheid en dit komt je prestaties ten goede. Identificeer om die reden de taken die repetitief zijn, of het nu gaat om logistiek of marketing. Overweeg automatisering van deze taken met behulp van software en technologie. Dit vermindert fouten, bespaart tijd en maakt resources vrij voor meer waardevolle taken. Blijf uiteraard wel controleren op eventuele fouten en problemen.
Doelen stellen en meten
Stel op verschillende momenten doelen, zoals ieder kwartaal of ieder jaar. Op die manier werk je naar iets toe. Houd deze doelen ook bij, door de resultaten te meten. Je wilt dus meetbare doelen opstellen. Bepaal heldere doelen voor het optimalisatieproces, of het nu gaat om het verkorten van doorlooptijden, het verminderen van kosten, het verbeteren van klanttevredenheid of het verhogen van productiviteit. Stel meetbare KPI’s (kort voor Key Performance Indicators) in om de prestaties en doelen te volgen. Analyseer regelmatig de resultaten en evalueer of de gestelde doelen worden bereikt. Niet het geval? Bepaal dan waarom dit (nog) niet lukt en ga er verder mee aan de slag.
Het optimaliseren van processen in je bedrijfsvoering is essentieel om efficiëntie te verbeteren. Je verlaagt er ook je kosten mee. En het komt de algehele prestaties ten goede. Waar ga jij mee aan de slag?
Beeld header via iStock, credits: Михаил Руденко
