Een groot bedrijfsfeest, een releaseparty of een belangrijke verjaardag. Allemaal voorbeelden van evenementen waar je veel tijd en werk in moet stoppen om het goed te regelen. Je wil uiteraard dat het een geslaagde dag/avond wordt. Bang dat je iets vergeet op jouw evenement? Met deze checklist komt het zeker goed!
Een geschikte locatie
Het huren van een goede locatie is natuurlijk heel logisch en vaak is het de eerste stap wanneer je begint met de organisatie van het evenement. Je moet ervoor zorgen dat de locatie groot genoeg is voor de hoeveelheid mensen die je uitnodigt, maar zorg er ook voor dat er nog genoeg ‘beweegruimte’ is. Het is namelijk wel leuk als iedereen erin past, maar het is ook belangrijk dat er genoeg ruimte overblijft voor dingen als statafels, eventueel plek om te dansen, tafels met eten en drinken, etc. Check de locatie goed voordat je een beslissing maakt.
Praktische dingen
Veel dingen zijn eigenlijk vanzelfsprekend, maar zijn waarschijnlijk niet dingen waar je direct aan denkt als je denkt aan het organiseren van een evenement. Wat dacht je bijvoorbeeld een duidelijke uitnodiging met alle nodige en belangrijke informatie? Dat is één van de belangrijkste dingen, omdat dit ervoor zal zorgen dat er wel (of juist niet) mensen naar het evenement toe zullen komen. En heb je gedacht aan garderobenummers en consumptiebonnen? Het zijn de kleine dingen die makkelijk te vergeten zijn, maar toch zijn ze belangrijk. Ga dus goed alles na en kijk of je niks over het hoofd ziet.
Repeteer!
Je denkt er misschien niet aan, maar bij dingen als een releaseparty of andere dingen waarbij er een goed schema moet zijn is het belangrijk dat je goed weet hoe de avond in elkaar gaat steken. Dit weet je nooit helemaal. Pas op het moment dat je het hele tijdschema (ook niet te vergeten!) goed naloopt, krijg je hier een idee van. Repeteer de hele avond dus een keer. Of twee of drie keer. Zeker bij de wat grotere evenementen is dit fijn, omdat je niet voor schut wil staan als je doorhebt dat een bepaald onderdeel eigenlijk helemaal niet lekker doorloopt of als je merkt dat dat ene ding net iets te lang duurt voor de tijd die je ervoor hebt. Loop het dus na en pas dingen aan, wissel onderdelen om of schrap een stuk als je erachter komt dat het dan net even wat beter werkt.
Foto header via iStock, credits: Rawpixel
